書類を整理するための8つのヒント

組織のシステムを考え出すことはあなたの人生のすべての紙が考えと計画を必要とします。そしてそれを利用するには時間と労力が必要です。短期的には、紙を積み上げるのははるかに簡単です。しかし、長期的には、そうすることは大きな頭痛の種になる可能性があります。

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あなたの論文を整理する体系的な方法を開発するために時間と労力を費やすことはあなたの人生のストレスと煩わしさをはるかに少なくすることができます。ファイリングシステムを作成するときは、次のことを試してください。

• 簡単に始める：比較的使いやすいファイリングシステムを考え出します。ファイリングシステムが、軽減するはずのストレスよりもストレスがかかることを望まないでしょう。

• カラフルにする：さまざまな色のファイル、またはさまざまな色のタブやラベルを使用すると、ファイリングシステムを芸術作品に変えるだけでなく、さまざまな主題や興味を簡単に見つけることができます。

• ファイリングキャビネットを購入するときは、くしゃくしゃにしないでください。高品質のキャビネットに投資してください。不十分に作られたファイリングキャビネットは、クランチで壊れがちです。ファイルが大きくて重くなると、その重量によって安価なファイリングキャビネットに負担がかかり、引き出しをスムーズに開くことができなくなります。さらに言えば、まったく開くことが難しくなります。そして、あなたの部屋が損害査定人のオフィスのように見えないようなキャビネットを見つけてみてください。従来のオフィスキャビネットの多くは大きく、率直に言って、かなり魅力的ではありません。

• 重要な書類は安全であることがわかっている場所に保管してください。ドキュメントは安全な場所に保管してください。ただし、必要なときに簡単に手に入れることができるようにしてください。以下を追跡します

  • 自動車情報

  • 銀行口座番号

  • 出生証明書

  • クレジットカード番号

  • 証書

  • 重要な領収書

  • 手順

  • 保険

  • ローン契約

  • 結婚証明書

  • 医療記録

  • 住宅ローン契約

  • パスポート

  • PIN番号

  • 学校の成績証明書

  • サービス契約

  • 確定申告（過去5年間）

  • 保証

  • ウィルズ

  これらのカテゴリの一部は、独自の個別のファイルを保証します。あなたの重要な数字のように、いくつかは組み合わせることができます。より重要なドキュメントについては、オリジナルを金庫または貸金庫に保管し、利用可能なコピーをファイルに保管することをお勧めします。

• 低いモラビアを避ける：ファイリングシステムを作成するときに人々が犯す最も一般的なエラーは、あまりにも具体的なカテゴリを考え出すことです。たとえば、「Lower Moraviaに関する旅行記事」というタイトルのファイルは、確実にそこに行くことを計画しているか、このトピックに関する修士論文を書いている場合を除いて、システムにうまく適合しません。この流れを続けると、すぐにファイルフォルダーがいっぱいになり、何かを見つけるのに時間がかかります。必要に応じて。より少ない、より広いカテゴリから始めます。

• すべての紙を1つのバスケットに入れないでください。組織の専門家であるStephanieCulpが説明したアプローチでは、（非常に重要な古紙バスケットに加えて）紙用のバスケットが4つあることが示唆されています。

  • To Doバスケット：ワイヤーシースルーの種類が最適です。

  • A To Payバスケット：ここでも、ワイヤーが最適です。

  • A To Fileバスケット：より大きな籐のバスケットを使用します。

  • A読むバスケット：ハンドル付きのさらに大きな籐のバスケットを試してみてください。

  Culpは、ToDoバスケットを机のToPayバスケットの上に積み重ねることをお勧めします。To Fileバスケットは、すぐに必要な紙の邪魔にならないように、机の下に置いてください。寝室や書斎など、家の別の場所にTo Readバスケットを置いておくと、機会があればいつでも読書に追いつくことができます。

• ファイリングの習慣を身に付ける： 1週間の間に、To Fileバスケットを空にして、必要な書類をファイリングする時間を見つけます。このタスクは実際には長くはかからないはずです—15分または20分で十分です。

• 後で微調整する：後日、ファイルの内容を確認します。通常、ファイルは十分に活用されていないか、膨らんでいます。ファイルフォルダに1つか2つしかない場合は、より広い範囲のファイルを見つけるか作成してください。または、フォルダが投稿で溢れていることに気付いた場合は、トピックまたは日付のいずれかでサブカテゴリを作成します。