ペーパーレスオフィスを目指す

環境に配慮した観点から、使用する紙の量を減らすことが重要です。紙は、衰退する天然資源である木から作られています。古紙とは、木材だけでなく、紙の処理に使われた化学物質やエネルギーも無駄になることを意味します。これまで以上に多くの紙がリサイクルされていますが、紙をリサイクルするプロセスでさえ、そもそも紙の使用量を減らすことで節約できるエネルギーを使用しています。（紙をまとめるために使用するペーパークリップの数を減らすことによって節約される鋼の量についても考えないでください！）

完全にペーパーレスのオフィスは非現実的かもしれませんが、テクノロジーによって、職場で使用する紙の量を大幅に減らすことができます。紙は、税金や政府の規制コンプライアンスの問題など、絶対に必要な場合にのみ使用してください。それ以外の場合は、利用可能なテクノロジーを使用してください。紙の使用量を削減し、ガジェットを有効に活用するには、次の簡単な提案を使用してください。

• コンピューターの画面、ラップトップ、携帯電話、またはPDA（携帯情報端末）でドキュメントを電子的に確認します。画面を使用すればするほど、印刷したりペンを使用したりすることなく、資料を確認および編集するのが簡単になります。これらのツールを使用すると、どこにいても作業でき、紙と同じように持ち運びできます。

• 電子メールとインターネットアクセスを使用します。これらの分野の進歩により、人々や企業は電子メールをファックスやボイスメールの検索と組み合わせることができます。

• スキャナーを使用して画像やアイテムのデジタルバージョンを作成し、電子的に交換して電子レポートにコピーできるようにします。

• 写真ファイルを電子的に管理および交換する場合は、デジタルカメラで写真を撮り、インクと印画紙の両方を節約します。

• 紙の文書の代わりに、Webページ、CD、DVD、またはメモリースティックを使用してください。ドキュメントは、サイズとセキュリティのニーズに応じて、必要に応じて電子メールまたはアクセス可能なサーバーを介して交換できます。会社の規制やポリシー文書は、印刷するのではなく、内部のコンピュータシステム（イントラネット）またはCDやDVDに投稿することもできます。

• ファイルをオンラインストレージシステムに保存します。これにより、社内の誰もがアクセスできるネットワーク上で一元化された電子情報管理が可能になります。これらのオンラインシステムは、ハードコピーのファイリングシステムに取って代わることができます。

  （適切なファイルバックアップを使用して）テクノロジを信頼するほど、コンピュータのファイリングシステムをバックアップするために紙のファイリングシステムを維持する必要が少なくなります。

• 人々が会社のネットワークにリモートアクセスできるようにして、ドキュメントの山を移動することなく、自宅や別のリモートの場所から仕事にアクセスできるようにします。

• 紙の両面に印刷します。