Paperless Office를 목표로

친환경적인 관점에서 보면 종이 사용량을 줄이는 것이 중요합니다. 종이는 감소하는 천연 자원인 나무에서 생산됩니다. 폐지는 목재뿐만 아니라 종이를 가공하는 데 들어가는 화학물질과 에너지도 낭비한다는 의미입니다. 그 어느 때보다 더 많은 종이를 재활용하고 있지만 종이를 재활용하는 과정에서도 애초에 종이를 덜 사용하면 절약할 수 있는 에너지를 사용합니다. (종이를 묶는 데 사용되는 클립의 수를 줄여서 절약한 강철의 양은 생각조차 하지 마십시오!)

완전히 종이 없는 사무실은 비현실적일 수 있지만 기술을 사용하면 직장에서 사용하는 종이의 양을 크게 줄일 수 있습니다. 세금 및 정부 규정 준수 문제와 같이 절대적으로 필요한 경우에만 종이를 사용하십시오. 그렇지 않으면 사용 가능한 기술을 사용하십시오. 종이 사용량을 줄이고 가제트를 잘 사용하려면 다음과 같은 간단한 제안을 사용하십시오.

• 컴퓨터 화면, 노트북, 휴대폰 또는 PDA(Personal Digital Assistant)에서 전자적으로 문서를 검토합니다. 화면을 더 많이 사용할수록 인쇄하거나 펜을 사용하지 않고도 자료를 검토하고 편집하기 위해 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한 이러한 도구를 사용하면 어디에서나 작업할 수 있으며 종이처럼 휴대할 수 있습니다.

• 이메일과 인터넷 접속을 사용하십시오. 이러한 분야의 발전으로 사람과 회사는 전자 메일과 팩스 및 음성 메일 검색을 결합할 수 있습니다.

• 스캐너를 사용하여 이미지나 항목의 디지털 버전을 만들어 전자적으로 교환하고 전자 보고서로 복사할 수 있습니다.

• 사진 파일을 전자적으로 유지 관리하고 교환하면 디지털 카메라로 사진을 찍어 잉크와 인화지를 모두 절약할 수 있습니다.

• 종이 문서 대신 웹 페이지, CD, DVD 또는 메모리 스틱을 사용하십시오. 문서는 크기와 보안 요구 사항에 따라 전자 메일이나 액세스 가능한 서버를 통해 교환할 수 있습니다. 회사 규정 및 정책 문서는 인쇄되지 않고 내부 컴퓨터 시스템(인트라넷)이나 CD 또는 DVD에 게시할 수도 있습니다.

• 회사의 모든 사람이 액세스할 수 있는 네트워크에서 중앙 집중식 전자 정보 관리를 가능하게 하는 온라인 스토리지 시스템에 파일을 보관합니다. 이러한 온라인 시스템은 하드카피 파일링 시스템을 대체할 수 있습니다.

  기술(적절한 파일 백업 포함)을 더 많이 신뢰할수록 컴퓨터 파일링 시스템을 백업하기 위해 종이 파일링 시스템을 유지하고 싶어할 가능성이 줄어듭니다.

• 사람들이 회사 네트워크에 원격으로 액세스할 수 있도록 하여 많은 문서를 운반하지 않고도 집이나 다른 원격 위치에서 작업에 액세스할 수 있도록 합니다.

• 용지의 양면에 인쇄합니다.