서류 정리를 위한 8가지 팁

조직의 시스템을 고안하는 것은 인생의 모든 종이에 생각과 계획이 필요합니다. 그리고 그것을 활용하려면 시간과 노력이 필요합니다. 단기적으로는 서류를 쌓아두는 것이 훨씬 쉽습니다. 그러나 장기적으로 그렇게 하면 큰 골칫거리가 될 수 있습니다.

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논문을 체계적으로 정리하는 방법을 개발하기 위해 시간과 노력을 들이면 생활에서 스트레스와 번거로움을 훨씬 덜 수 있습니다. 파일링 시스템을 만들 때 다음을 시도하십시오.

• 간단하게 시작: 비교적 사용하기 쉬운 파일링 시스템을 생각해 보세요. 파일링 시스템이 완화해야 하는 스트레스보다 더 많은 스트레스를 받는 것을 원하지 않습니다.

• 다채로움: 다양한 색상의 파일 또는 다양한 색상의 탭과 레이블을 사용하면 파일링 ​​시스템을 예술 작품으로 만들 수 있을 뿐만 아니라 다양한 주제와 관심 분야를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

• 서류 캐비넷을 살 때 성급하게 살지 마십시오 . 좋은 품질의 캐비넷에 투자하십시오. 제대로 만든 서류 캐비넷은 위기 상황에서 부서지는 경향이 있습니다. 파일이 더 커지고 무거워지면 그 무게로 인해 값싼 파일 캐비닛에 부담이 가해질 수 있으며 서랍이 부드럽게 열리거나 전혀 열리지 않을 수 있습니다. 그리고 당신의 방을 클레임 조정자 사무실처럼 만들지 않을 캐비닛을 찾으십시오. 많은 전통적인 사무용 캐비닛은 크고 솔직히 꽤 매력적이지 않습니다.

• 중요한 문서는 안전한 곳에 보관하십시오. 문서를 안전한 장소에 보관하되 필요할 때 쉽게 찾을 수 있도록 하십시오. 다음 사항을 추적하십시오.

  • 자동차 정보

  • 은행 계좌 번호

  • 출생 증명서

  • 신용카드 번호

  • 행동

  • 중요한 영수증

  • 지침

  • 보험 정책

  • 대출 계약

  • 결혼 증명서

  • 의료 기록

  • 모기지 계약

  • 여권

  • PIN 번호

  • 학교 성적표

  • 서비스 계약

  • 세금 신고서(최근 5년)

  • 보증

  • 유언장

  이러한 범주 중 일부는 별도의 파일을 보증합니다. 중요한 숫자와 같은 일부는 결합될 수 있습니다. 더 중요한 문서의 경우 원본을 금고나 금고에 보관하고 사용 가능한 사본을 파일에 보관할 수 있습니다.

• Lower Moravia를 피하십시오: 사람들이 파일링 시스템을 만들 때 저지르는 가장 흔한 오류는 너무 구체적인 범주를 생각해내는 것입니다. 예를 들어, "Lower Moravia에 대한 여행 기사"라는 제목의 파일은 확실히 거기에 갈 계획이 없거나 이 주제에 대한 석사 논문을 작성하지 않는 한 시스템에 적합하지 않습니다. 이런 식으로 계속하면 파일 폴더가 순식간에 넘쳐나고 원하는 경우 아무 것도 찾지 못할 것입니다. 더 적은 수의 더 넓은 범주로 시작하십시오.

• 모든 서류를 한 바구니에 담지 마십시오: 조직 전문가인 Stephanie Culp가 설명한 접근 방식은 매우 중요한 폐지 바구니 외에 네 개의 종이 바구니가 있다고 제안합니다.

  • A To Do 바구니: 와이어 시스루 유형이 가장 잘 작동합니다.

  • A To Pay 바구니: 여기에서도 유선이 가장 잘 작동합니다.

  • A 수납 바구니: 더 큰 고리버들 바구니를 사용하십시오.

  • A To Read 바구니: 손잡이가 있는 더 큰 고리버들 바구니를 사용해 보세요.

  Culp는 책상에 있는 To Pay 바구니 위에 To Do 바구니를 쌓을 것을 권장합니다. 급히 필요한 서류를 방해하지 않도록 보관함 바구니를 책상 아래에 두십시오. 읽을거리 바구니를 침실이나 서재와 같은 집의 다른 부분에 두어 기회가 있을 때마다 읽을 내용을 따라잡을 수 있습니다.

• 서류 정리를 습관화하십시오. 주중에 To File 바구니를 비우고 필요한 서류를 정리할 시간을 찾으십시오. 이 작업은 실제로 오래 걸리지 않아야 합니다. 15분 또는 20분이면 완료됩니다.

• 나중에 미세 조정: 나중에 파일에 있는 내용을 살펴보세요. 일반적으로 파일이 충분히 사용되지 않거나 부풀어 오른다는 것을 알게 됩니다. 파일 폴더에 하나 또는 두 개의 항목만 있는 경우 범위가 더 넓은 파일을 찾거나 만듭니다. 또는 폴더에 기여로 가득 차 있으면 주제 또는 날짜별로 하위 범주를 만드십시오.