Comment organiser les reçus

Les reçus sont ennuyeux, peuvent être difficiles à stocker à la fois physiquement et numériquement, et vous ne savez probablement jamais quoi conserver ou ne vous souvenez pas où ils se trouvent si vous les avez conservés. Il n'est pas rare de ne pas trouver le reçu dont vous avez réellement besoin, ce qui est l'une des nombreuses raisons pour lesquelles vous devriez organiser et désencombrer vos reçus.

Quels reçus conserver

Je ne garde pas les reçus des achats personnels de tous les jours. Si vous suivez votre budget, vous voudrez peut-être les garder pour vous aider à rester sur la bonne voie. Ou vous voudrez peut-être conserver un reçu si vous souhaitez retourner quelque chose (bien que la plupart des magasins aient désormais également des registres d'achats). Donnez-vous une date limite si vous pensez que vous pourriez retourner quelque chose. J'aime me donner une semaine pour décider si je veux ou non garder un achat. Parfois, nous oublions de rendre les choses, ce qui ajoute à notre encombrement. Même si le magasin a une politique de retours de 90 jours, assurez-vous de vous donner ce délai d'une semaine.

Je garde généralement le reçu pour tout objet de valeur ou cher, comme de gros appareils électroniques ou des bijoux, à des fins d'assurance.

C'est une bonne idée de conserver certains reçus pour votre déclaration de revenus personnelle, que vous ayez une entreprise ou non. Différentes lois fiscales dicteront ce que vous pouvez ajouter à votre déclaration de revenus personnelle; par exemple, les soins de santé, les voyages et tout ce que vous avez dû acheter pour votre travail pourraient être déduits. Renseignez-vous auprès de votre comptable, car il pourra vous dire ce que vous devez conserver pour votre déclaration de revenus personnelle. Si vous avez une entreprise, vous savez probablement que vous devez conserver tous les reçus de votre entreprise, des factures de restaurant aux fournitures en passant par la publicité. Vous devez les conserver pour pouvoir amortir les achats, ce qui est important pour les entreprises.

A partir d'aujourd'hui, démarrez un système. J'ai un système qui catégorise les achats professionnels, personnels et à court terme (pour tout ce que je pourrais retourner, que je ne garde qu'une semaine dans mon portefeuille). Sous travail, je conserve tous mes reçus pour dépenses professionnelles, et sous personnel, je conserve tout ce qui a de la valeur à des fins d'assurance.

Une fois que vous avez votre système, tenez-vous-y. Si vous voulez vous attaquer aux reçus avant de démarrer ce système, prévoyez 15 minutes par jour à l'aide d'un cube de temps (acheté sur mon site Web ) jusqu'à ce que vous soyez rattrapé. Si je suis honnête, ce sera une tâche pénible et vous motivera à ne plus jamais laisser les reçus s'accumuler.

Ne soyez pas nerveux pour vous débarrasser des reçus. Habituellement, vous n'en avez pas besoin et de nombreux détaillants les stockent électroniquement. Le plus important est de mettre en place un système et de s'y tenir à l'avenir. De plus, si vous trouvez un reçu qui ne correspond à aucune de vos catégories, vous n'avez probablement pas besoin de le conserver.

Comment conserver les reçus

Vous pouvez passer à la vieille école et créer des bacs et des enveloppes et continuer à devoir gérer le fouillis de vos reçus pendant des années, ou vous pouvez simplement passer au numérique.

Vous l'avez deviné : je recommande le stockage numérique des reçus. En fait, je dis que c'est un must car de nos jours, si vous optez pour la méthode à l'ancienne et que vous avez réellement besoin d'utiliser/trouver l'un des reçus, je vous garantis l'une des deux choses suivantes : soit vous ne le trouverez pas, soit quand vous le ferez, il sera tellement décoloré que vous ne pourrez pas le lire.

Obtenez une application et passez au numérique. Évitez de numériser les reçus, car cela peut prendre des heures. Au lieu de cela, utilisez votre téléphone pour prendre une photo à partir de l'application afin qu'elle soit automatiquement téléchargée vers le logiciel et stockée dans le cloud. J'utilise l'application NEAT, qui se connecte ensuite à mon logiciel de comptabilité. Si vous utilisez l'application de reçus de Google, vous obtenez des tonnes de choix. Une fois que vous avez trouvé une application, la clé est de créer un système et de désencombrer les reçus régulièrement.

La figure suivante montre comment je numérise mon reçu, puis vers quoi il est transféré sur l'application. Les informations sont automatiquement renseignées. Vous pouvez même demander à des humains de vérifier les informations pour une somme modique. La barre latérale à proximité répertorie mes applications de reçus préférées.

Image reproduite avec l'aimable autorisation de Jane Stoller

La numérisation des reçus dans une application est très simple.

Prenez l'habitude de prendre la photo avec l'application, puis de déplacer les photos chaque semaine dans les dossiers que vous avez créés pour votre système. Soyez attaché à ce système et planifiez du temps hebdomadaire dans votre calendrier pour cette étape. Ensuite, lorsque vous faites vos impôts annuels, vous pouvez rapidement supprimer par mois, année, etc., et ils ne s'accumuleront jamais.

La plupart des applications conservent les reçus dans le cloud, il n'est donc pas nécessaire de conserver la copie physique. Si vous vous sentez plus en sécurité en gardant une copie sur votre disque dur, c'est aussi une option, mais je fais confiance au cloud.

Applications de suivi des reçus

Il existe des tonnes d'options pour le suivi des reçus. Ici, je partage mon top trois de mon utilisation et de mes essais avec eux :

• Neat : C'était en fait la société qui vendait un scanner portable. Je les voyais tout le temps dans les aéroports. J'utilise NEAT car il est simple à numériser avec mon téléphone et il se connecte à mon logiciel de comptabilité, QuickBooks.
• Expensify : C'est l'une des applications de suivi des reçus les plus populaires, et je l'ai trouvée très facile à utiliser.
• Zoho Expense : Cette application propose de nombreuses solutions logicielles d'entreprise, dont un CRM qui peut également être lié au suivi des reçus.