Um ein Organisationssystem für alle Papiere in Ihrem Leben zu entwickeln, sind Überlegungen und Planung erforderlich. Und die Nutzung erfordert Zeit und Mühe. Kurzfristig ist es viel einfacher, Papiere stapeln zu lassen. Aber auf lange Sicht kann dies zu großen Kopfschmerzen führen.
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Wenn Sie sich die Zeit und Mühe nehmen, eine systematische Methode zur Organisation Ihrer Papiere zu entwickeln, können Sie viel weniger Stress und Ärger in Ihrem Leben haben. Versuchen Sie Folgendes, während Sie Ihr Ablagesystem erstellen:
Beginnen Sie einfach: Lassen Sie sich ein relativ einfach zu bedienendes Ablagesystem einfallen. Sie möchten nicht, dass Ihr Ablagesystem stressiger ist als der Stress, den es lindern soll.
Seien Sie bunt: Verschiedenfarbige Akten oder verschiedenfarbige Registerkarten und Etiketten können nicht nur Ihr Ablagesystem in ein Kunstwerk verwandeln, sondern auch das Auffinden verschiedener Themen und Interessen erleichtern.
Sparen Sie beim Aktenschrank nicht: Investieren Sie in einen hochwertigen Schrank. Schlecht gemachte Aktenschränke neigen dazu, in der Krise zusammenzubrechen. Wenn Ihre Akten größer und schwerer werden, kann ihr Gewicht einen billigen Aktenschrank belasten und es den Schubladen erschweren, sich reibungslos zu öffnen – oder überhaupt zu öffnen. Und versuchen Sie, einen Schrank zu finden, der Ihr Zimmer nicht wie ein Büro für Schadenregulierer aussehen lässt. Viele der traditionellen Büroschränke sind groß und ehrlich gesagt ziemlich unattraktiv.
Bewahren Sie wichtige Papiere an einem sicheren Ort auf : Bewahren Sie Ihre Dokumente an einem sicheren Ort auf, aber stellen Sie sicher, dass Sie sie bei Bedarf leicht erreichen können. Behalten Sie Folgendes im Auge
Autoinformationen
Bankkontonummern
Geburtsurkunden
Kreditkartennummern
Taten
Wichtige Belege
Anweisungen
Versicherungspolicen
Kreditverträge
Heiratsurkunde
Medizinische Aufzeichnungen
Hypothekenverträge
Reisepässe
PIN-Nummern
Schulzeugnisse
Serviceverträge
Steuererklärungen (letzte 5 Jahre)
Garantien
Testamente
Einige dieser Kategorien rechtfertigen ihre eigene separate Datei. Einige, wie Ihre wichtigen Nummern, können kombiniert werden. Bei den wichtigeren Dokumenten sollten Sie die Originale in einem Safe oder in einem Schließfach aufbewahren und Kopien in Ihren Akten bereithalten.
Vermeiden Sie Niedermähren: Der häufigste Fehler bei der Erstellung eines Ablagesystems besteht darin, zu spezifische Kategorien zu erstellen. So passt beispielsweise eine Datei mit dem Titel „Reiseartikel über Niedermähren“ nicht gut in Ihr System, es sei denn, Sie planen unbedingt dorthin oder schreiben Ihre Masterarbeit zu diesem Thema. Wenn Sie auf diese Weise fortfahren, werden Sie im Handumdrehen mit Dateiordnern überrannt, und Sie werden jede Menge Zeit haben, etwas zu finden – wenn Sie jemals wollen. Beginnen Sie mit weniger, breiteren Kategorien.
Legen Sie niemals alle Papiere in einen Papierkorb: Eine von der Organisationsexpertin Stephanie Culp beschriebene Vorgehensweise schlägt vor, dass Sie vier Papierkörbe für Ihre Papiere haben (neben dem äußerst wichtigen Papierkorb):
Ein To-Do-Korb: Die durchsichtige Drahtart funktioniert am besten.
A To Pay Korb: Auch hier funktioniert Draht am besten.
A Zum Ablagekorb: Verwenden Sie einen größeren Weidenkorb.
Ein Korb zum Lesen: Versuchen Sie es mit einem noch größeren Weidenkorb mit Griffen.
Culp empfiehlt, dass Sie Ihren To Do-Korb auf Ihren To Pay-Korb auf Ihrem Schreibtisch legen. Bewahren Sie den To File-Korb unter Ihrem Schreibtisch auf, um Ihren unmittelbaren Papierbedarf nicht im Weg zu haben. Sie können den To Read-Korb in einem anderen Teil Ihres Hauses aufbewahren – beispielsweise in Ihrem Schlafzimmer oder Arbeitszimmer –, damit Sie Ihre Lektüre bei jeder Gelegenheit nachholen können.
Machen Sie das Ablegen zur Gewohnheit: Finden Sie unter der Woche eine Zeit, um Ihren To File-Korb zu leeren und die benötigten Papiere zu archivieren. Diese Aufgabe sollte wirklich nicht lange dauern – 15 oder 20 Minuten sollten es tun.
Später feinjustieren: Sehen Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt den Inhalt Ihrer Dateien an. Normalerweise stellen Sie fest, dass eine Datei entweder zu wenig genutzt wird oder prall ist. Wenn Sie feststellen, dass sich in einem Dateiordner nur ein oder zwei Dinge befinden, suchen oder erstellen Sie eine Datei mit einem größeren Umfang. Wenn Sie feststellen, dass ein Ordner mit Beiträgen überfüllt ist, erstellen Sie alternativ Unterkategorien, entweder nach Thema oder nach Datum.
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