De uma perspectiva verde, reduzir a quantidade de papel que você usa é fundamental. O papel é produzido a partir de árvores, que são um recurso natural em declínio. Papel desperdiçado significa que não apenas a madeira é desperdiçada, mas também os produtos químicos e a energia usados no processamento do papel. Mais papel está sendo reciclado do que nunca, mas mesmo o processo de reciclagem de papel usa energia que pode ser economizada se menos papel for usado. (Nem pense na quantidade de aço economizada, reduzindo o número de clipes de papel usados para segurar o papel!)
Mesmo que um escritório totalmente sem papel possa ser irreal, a tecnologia permite que você reduza muito a quantidade de papel que você usa no trabalho. Use papel apenas quando for absolutamente necessário, como para questões de conformidade com regulamentos fiscais e governamentais. Caso contrário, use a tecnologia que está disponível para você. Use estas sugestões simples para reduzir o uso de papel e colocar os gadgets em bom uso:
Revise documentos eletronicamente na tela do computador, laptop, celular ou PDA (assistente digital pessoal). Quanto mais você usa a tela, mais fácil achará para revisar e editar o material sem imprimi-lo e usar uma caneta. Essas ferramentas também permitem que você trabalhe onde quer que esteja e são tão portáteis quanto o papel.
Use e-mail e acesso à Internet. Os avanços nessas áreas permitem que pessoas e empresas combinem e-mail com recuperação de fax e correio de voz.
Use um scanner para fazer versões digitais de imagens ou itens para que você possa trocá-los eletronicamente e copiá-los em relatórios eletrônicos.
Tire fotos com uma câmera digital para economizar tinta e papel fotográfico se você mantiver e trocar arquivos de fotos eletronicamente.
Use páginas da Web, CDs, DVDs ou cartões de memória em vez de documentos em papel. Os documentos podem ser trocados por e-mail ou servidores acessíveis, se apropriado e dependendo de seu tamanho e necessidades de segurança. Regulamentos da empresa e documentos de política também podem ser publicados no sistema interno de computador (intranet) ou em CDs ou DVDs em vez de serem impressos.
Mantenha os arquivos em sistemas de armazenamento online, que permitem o gerenciamento eletrônico de informações centralizado em uma rede acessível a todos na empresa. Esses sistemas online podem substituir os sistemas de arquivamento em papel.
Quanto mais você confia na tecnologia (com backups de arquivos apropriados), menor a probabilidade de você querer manter um sistema de arquivamento em papel para fazer backup dos sistemas de arquivamento de seu computador.
Certifique-se de que as pessoas tenham acesso remoto à rede da empresa para que possam acessar o trabalho de casa ou de outro local remoto sem carregar uma pilha de documentos.
Imprima dos dois lados do papel.
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