كيفية تنظيم الإيصالات

الإيصالات مزعجة ، ويمكن أن تكون خادعة لتخزينها ماديًا ورقميًا ، ومن المحتمل ألا تعرف أبدًا ما يجب الاحتفاظ به أو لا تتذكر مكانها إذا احتفظت بها. ليس من غير المألوف أن تكون غير قادر على العثور على الإيصال الذي تحتاجه بالفعل ، وهو أحد الأسباب العديدة التي يجب أن تنظم الإيصالات وترفضها .

أي إيصالات للاحتفاظ بها

لا احتفظ بإيصالات المشتريات الشخصية اليومية. إذا كنت تتبع الميزانية ، فربما تريد الاحتفاظ بها للمساعدة في البقاء على المسار الصحيح. أو قد ترغب في الاحتفاظ بإيصال إذا كنت تشعر أنك تريد إرجاع شيء ما (على الرغم من أن معظم المتاجر لديها الآن أيضًا سجلات للمشتريات). امنح نفسك موعدًا نهائيًا إذا كنت تعتقد أنك قد تعيد شيئًا ما. أحب أن أمنح نفسي أسبوعًا لأقرر ما إذا كنت أرغب في الاحتفاظ بالشراء أم لا. ننسى أحيانًا إعادة الأشياء ، مما يزيد من فوضىنا. حتى إذا كان لدى المتجر سياسة إرجاع لمدة 90 يومًا ، فاجعلها نقطة لمنح نفسك هذا الجدول الزمني لمدة أسبوع واحد.

عادةً ما أحتفظ بالإيصال لأي شيء ثمين أو باهظ الثمن ، مثل الأجهزة الإلكترونية الكبيرة أو المجوهرات ، لأغراض التأمين.

من الجيد الاحتفاظ ببعض الإيصالات لإقرارك الضريبي الشخصي ، سواء كان لديك عمل أم لا. ستحدد قوانين الضرائب المختلفة ما يمكنك إضافته إلى إقرارك الضريبي الشخصي ؛ على سبيل المثال ، الرعاية الصحية والسفر وأي شيء كان عليك شراؤه لعملك يمكن خصمه. تحقق مع المحاسب الخاص بك ، حيث سيتمكنون من إخبارك بما يجب عليك الاحتفاظ به لإقرارك الضريبي الشخصي. إذا كان لديك نشاط تجاري ، فمن المحتمل أنك تدرك أنك بحاجة إلى الاحتفاظ بجميع إيصالات عملك من فواتير المطاعم إلى الإمدادات إلى الإعلانات. تحتاج إلى الاحتفاظ بها حتى تتمكن من شطب المشتريات ، وهو أمر مهم للشركات.

من اليوم فصاعدًا ، ابدأ نظامًا. لدي نظام يصنف مشتريات العمل والمشتريات الشخصية والمشتريات قصيرة الأجل (لأي شيء قد أعيده ، والذي احتفظ به لمدة أسبوع واحد فقط في محفظتي). تحت العمل ، أحتفظ بجميع إيصالاتي لمصاريف العمل ، وفي إطار شخصي ، احتفظ بأي شيء ذي قيمة لأغراض التأمين.

بمجرد أن يكون لديك نظامك ، التزم به. إذا كنت ترغب في معالجة الإيصالات قبل بدء هذا النظام ، فاختر 15 دقيقة يوميًا بمساعدة مكعب الوقت (تم شراؤه من موقع الويب الخاص بي ) حتى يتم القبض عليك. إذا كنت صادقًا ، فستكون هذه مهمة مؤلمة وستحفزك على عدم ترك الإيصالات تتراكم مرة أخرى.

لا تقلق للتخلص من الإيصالات. عادة ، لا تحتاج إليها ويقوم العديد من بائعي التجزئة بتخزينها إلكترونيًا. أهم شيء هو إعداد نظام والالتزام به من الآن فصاعدًا. أيضًا ، إذا وجدت إيصالًا لا يتناسب مع أي من فئاتك ، فمن المحتمل أنك لست بحاجة إلى الاحتفاظ به.

كيفية تخزين الإيصالات

يمكنك الذهاب إلى المدرسة القديمة وإنشاء صناديق وأظرف والاستمرار في التعامل مع فوضى الإيصالات الخاصة بك لسنوات ، أو يمكنك ببساطة أن تصبح رقميًا.

لقد خمنت ذلك: أوصي بتخزين الإيصالات الرقمي. في الواقع ، أقول إنه أمر لا بد منه لأنه في هذه الأيام ، إذا قررت طريقة المدرسة القديمة وتحتاج بالفعل إلى استخدام / العثور على أحد الإيصالات ، فأنا أضمن أحد أمرين: إما أنك لن تجده ، أو عندما تفعل ذلك ، سيكون باهتًا لدرجة أنك لن تتمكن من قراءته.

احصل على تطبيق وانتقل إلى عالم رقمي. تجنب مسح الإيصالات ضوئيًا ، فقد يستغرق ذلك ساعات. بدلاً من ذلك ، استخدم هاتفك لالتقاط صورة من التطبيق ليتم تحميلها تلقائيًا إلى البرنامج وتخزينها في السحابة. أستخدم تطبيق NEAT ، والذي يتصل بعد ذلك ببرنامج المحاسبة الخاص بي. إذا كنت تستخدم تطبيق إيصال Google ، فستحصل على الكثير من الخيارات. بمجرد العثور على تطبيق ، فإن المفتاح هو إنشاء نظام وإلغاء الإيصالات بانتظام.

يوضح الشكل التالي كيف يمكنني مسح الإيصال ضوئيًا ، ثم ما الذي سينتقل إليه على التطبيق. يتم ملء المعلومات تلقائيًا. يمكنك حتى أن تجعل البشر يتحققون من المعلومات مقابل رسوم رمزية. يسرد الشريط الجانبي القريب تطبيقات الإيصالات المفضلة لدي.

الصورة مجاملة من جين ستولر

يعد مسح الإيصالات في أحد التطبيقات أمرًا سهلاً للغاية.

اعتد على التقاط الصورة باستخدام التطبيق ثم نقل الصور أسبوعيًا إلى المجلدات التي أنشأتها لنظامك. التزم بهذا النظام وجدول الوقت الأسبوعي في تقويمك لهذه الخطوة. بعد ذلك ، عندما تقوم بدفع ضرائبك السنوية ، يمكنك حذفها بسرعة حسب الشهر والسنة وما إلى ذلك ، ولن تتراكم أبدًا.

تحتفظ معظم التطبيقات بالإيصالات في السحابة ، لذلك ليست هناك حاجة للاحتفاظ بالنسخة المادية. إذا كنت تشعر بالأمان أكثر في الاحتفاظ بنسخة على محرك الأقراص الثابتة ، فهذا أيضًا خيار ، لكنني أثق في السحابة.

تطبيقات تتبع الإيصالات

هناك الكثير من الخيارات لتتبع الإيصالات. أشارك هنا الثلاثة الأوائل من استخدامي والتجارب معهم:

• أنيق: كانت هذه في الواقع الشركة التي اعتادت بيع ماسح ضوئي محمول. كنت أراهم طوال الوقت في المطارات. أستخدم NEAT لأنه من السهل إجراء المسح الضوئي بهاتفي ، وهو متصل ببرنامج المحاسبة الخاص بي ، وهو QuickBooks.
• Expensify : هذا أحد أكثر تطبيقات تتبع الإيصالات شيوعًا ، ووجدته سهل الاستخدام للغاية.
• Zoho Expense : يقدم هذا التطبيق العديد من حلول برامج الأعمال ، بما في ذلك CRM الذي يمكن أيضًا ربطه بتتبع الإيصالات.