تهدف إلى مكتب بلا أوراق

من منظور أخضر ، يعد تقليل كمية الورق الذي تستخدمه أمرًا أساسيًا. يُنتَج الورق من الأشجار التي تُعد موردًا طبيعيًا متدهورًا. الورق المهدر لا يعني فقط هدر الأخشاب ولكن أيضًا المواد الكيميائية والطاقة المستخدمة في معالجة الورق. يتم إعادة تدوير المزيد من الورق أكثر من أي وقت مضى ، ولكن حتى عملية إعادة تدوير الورق تستخدم طاقة يمكن توفيرها إذا تم استخدام ورق أقل في المقام الأول. (لا تفكر حتى في كمية الفولاذ التي تم توفيرها عن طريق تقليل عدد مشابك الورق المستخدمة لتثبيت الورق معًا!)

على الرغم من أن المكتب الخالي تمامًا من الأوراق قد يكون غير واقعي ، إلا أن التكنولوجيا تسمح لك بتقليل كمية الورق التي تستخدمها في العمل بشكل كبير. استخدم الورق فقط عندما يكون ذلك ضروريًا للغاية ، مثل قضايا الامتثال للوائح الضريبية والحكومية. خلاف ذلك ، استخدم التكنولوجيا المتاحة لك. استخدم هذه الاقتراحات البسيطة لتقليص استخدام الورق واستخدام الأدوات بشكل جيد:

• قم بمراجعة المستندات إلكترونيًا على شاشة الكمبيوتر أو الكمبيوتر المحمول أو الهاتف المحمول أو المساعد الرقمي الشخصي (PDA). كلما زاد استخدامك للشاشة ، كلما كان من الأسهل عليك مراجعة المواد وتحريرها دون طباعتها واستخدام قلم. تمكّنك هذه الأدوات أيضًا من العمل أينما كنت وهي محمولة مثل الورق.

• استخدم البريد الإلكتروني والوصول إلى الإنترنت. إن التقدم في هذه المجالات يمكّن الأفراد والشركات من الجمع بين البريد الإلكتروني واسترداد الفاكس والبريد الصوتي.

• استخدم ماسحًا ضوئيًا لعمل نسخ رقمية من الصور أو العناصر بحيث يمكنك تبادلها إلكترونيًا ونسخها في تقارير إلكترونية.

• التقط صورًا بكاميرا رقمية لحفظ كل من الحبر وورق الصور الفوتوغرافية إذا كنت تحتفظ بملفات الصور وتتبادلها إلكترونيًا.

• استخدم صفحات الويب أو الأقراص المضغوطة أو أقراص DVD أو بطاقات الذاكرة بدلاً من المستندات الورقية. يمكن تبادل المستندات عبر البريد الإلكتروني أو الخوادم التي يمكن الوصول إليها إذا كان ذلك مناسبًا ووفقًا لحجمها واحتياجاتها الأمنية. يمكن أيضًا نشر لوائح الشركة ووثائق السياسة على نظام الكمبيوتر الداخلي (الإنترانت) أو على أقراص مضغوطة أو أقراص DVD بدلاً من طباعتها.

• احتفظ بالملفات في أنظمة التخزين عبر الإنترنت ، والتي تتيح إدارة المعلومات الإلكترونية المركزية على شبكة يمكن لأي شخص في الشركة الوصول إليها. يمكن لهذه الأنظمة عبر الإنترنت أن تحل محل أنظمة حفظ الملفات المطبوعة.

  كلما زادت ثقتك في التكنولوجيا (مع النسخ الاحتياطية المناسبة للملفات) ، قل احتمال رغبتك في الاحتفاظ بنظام حفظ الملفات الورقية لعمل نسخة احتياطية من أنظمة حفظ الملفات على الكمبيوتر.

• تأكد من أن الأشخاص لديهم إمكانية الوصول عن بُعد إلى شبكة الشركة حتى يتمكنوا من الوصول إلى العمل من المنزل أو من موقع بعيد آخر دون الحاجة إلى التنقل بين كومة من المستندات.

• اطبع على وجهي الصفحة.