Los recibos son molestos, pueden ser difíciles de almacenar tanto física como digitalmente, y es probable que nunca sepa qué guardar o no recuerde dónde están si los guardó. No es raro que sea incapaz de encontrar el recibo que realmente necesita, que es una de las muchas razones por las que debe organizar y declutter sus recibos.
No guardo los recibos de las compras personales diarias. Si realiza un seguimiento del presupuesto, tal vez desee mantenerlos para ayudarlo a mantenerse en el camino correcto. O tal vez desee conservar un recibo si siente que desea devolver algo (aunque la mayoría de las tiendas ahora también tienen registros de compras). Date una fecha límite si crees que podrías devolver algo. Me gusta darme una semana para decidir si quiero o no mantener una compra. A veces nos olvidamos de devolver las cosas, lo que se suma a nuestro desorden. Incluso si la tienda tiene una política de devoluciones de 90 días, asegúrate de darte ese plazo de una semana.
Por lo general, guardo el recibo de cualquier cosa valiosa o costosa, como artículos electrónicos grandes o joyas, para fines de seguro.
Es una buena idea guardar algunos recibos para su declaración de impuestos personal, ya sea que tenga un negocio o no. Las diferentes leyes fiscales dictarán lo que puede agregar a su declaración de impuestos personal; por ejemplo, atención médica, viajes y cualquier cosa que tuviera que comprar para su trabajo podría deducirse. Consulte con su contador, ya que él podrá decirle qué debe conservar para su declaración de impuestos personal. Si tiene un negocio, es probable que sepa que debe guardar todos los recibos de su negocio, desde las facturas del restaurante hasta los suministros y la publicidad. Debe conservarlos para poder cancelar las compras, lo cual es importante para las empresas.
A partir de hoy, inicie un sistema. Tengo un sistema que clasifica las compras laborales, personales y a corto plazo (para cualquier cosa que pueda devolver, que solo guardo durante una semana en mi billetera). En el trabajo, guardo todos mis recibos de gastos comerciales y en el personal, guardo todo lo de valor para fines de seguro.
Una vez que tenga su sistema, apéguese a él. Si desea abordar los recibos antes de iniciar este sistema, reserve 15 minutos al día con la ayuda de un cubo de tiempo (comprado en mi sitio web ) hasta que esté al día. Si soy honesto, esta será una tarea dolorosa y lo motivará a no dejar que los recibos se vuelvan a acumular.
No se ponga nervioso por deshacerse de los recibos. Por lo general, no los necesita y muchos minoristas los almacenan electrónicamente. Lo más importante es configurar un sistema y ceñirse a él en el futuro. Además, si encuentra un recibo que no encaja en ninguna de sus categorías, es probable que no necesite quedárselo.
Puede ir a la vieja escuela y crear contenedores y sobres y seguir teniendo que lidiar con el desorden de sus recibos durante años, o simplemente puede pasar a la tecnología digital.
Lo has adivinado: recomiendo el almacenamiento de recibos digitales. En realidad, digo que es imprescindible porque en estos días, si se decide por el método de la vieja escuela y realmente necesita usar / encontrar uno de los recibos, le garantizo una de dos cosas: o no lo encontrará, o cuando lo haga, estará tan descolorido que no podrá leerlo.
Obtén una aplicación y vuélvete digital. Evite escanear recibos, ya que esto puede llevar horas. En su lugar, use su teléfono para tomar una foto desde la aplicación para que se cargue automáticamente en el software y se almacene en la nube. Utilizo la aplicación NEAT, que luego se conecta a mi software de contabilidad. Si usa la aplicación de recibos de Google, tiene toneladas de opciones. Una vez que encuentre una aplicación, la clave es crear un sistema y ordenar los recibos con regularidad.
La siguiente figura muestra cómo escaneo mi recibo y luego a qué se transfiere a la aplicación. La información se completa automáticamente. Incluso puede hacer que los humanos verifiquen la información por una pequeña tarifa. La barra lateral cercana enumera mis aplicaciones de recibos favoritas.
Imagen cortesía de Jane Stoller
Escanear recibos en una aplicación es muy fácil.
Adquiera el hábito de tomar la foto con la aplicación y luego mover las fotos semanalmente a las carpetas que creó para su sistema. Comprométase con este sistema y programe el tiempo semanal en su calendario para este paso. Luego, cuando haga sus impuestos anuales, puede eliminarlos rápidamente por mes, año, etc., y nunca se acumularán.
La mayoría de las aplicaciones guardan los recibos en la nube, por lo que no es necesario guardar la copia física. Si se siente más seguro al guardar una copia en su disco duro, esa también es una opción, pero confío en la nube.
Hay muchas opciones para realizar un seguimiento de los recibos. Aquí comparto mis tres mejores de mi uso y pruebas con ellos:
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