Crear un sistema de organización de todos los papeles de su vida requiere reflexión y planificación. Y hacer uso de él requiere tiempo y esfuerzo. A corto plazo, dejar que los papeles se apilen es mucho más fácil. Pero a la larga, hacerlo puede convertirse en un gran dolor de cabeza.
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Tomarse el tiempo y el esfuerzo para desarrollar una forma sistemática de organizar sus documentos puede resultar en mucho menos estrés y molestias en su vida. Intente lo siguiente mientras crea su sistema de archivo:
Comience de manera simple: cree un sistema de archivo que sea relativamente fácil de usar. No quiere que su sistema de archivo sea más estresante que el estrés que se supone que debe aliviar.
Sea colorido: los archivos de diferentes colores o las pestañas y etiquetas de diferentes colores no solo pueden convertir su sistema de archivo en una obra de arte, sino que también facilitan la búsqueda de diferentes temas e intereses.
No escatime al comprar un archivador: invierta en un armario de buena calidad. Los archivadores mal hechos tienden a romperse con el tiempo. Cuando sus archivos se hacen más grandes y pesados, su peso puede forzar un archivador barato y dificultar que los cajones se abran sin problemas, o que se abran en absoluto, para el caso. Y trate de encontrar un gabinete que no haga que su habitación parezca una oficina de ajustadores de reclamos. Muchos de los gabinetes de oficina tradicionales son grandes y, francamente, bastante poco atractivos.
Guarde los documentos importantes donde sepa que están a salvo: guarde sus documentos en un lugar seguro, pero asegúrese de poder conseguirlos fácilmente cuando los necesite. Mantenga un registro de lo siguiente
Información del automóvil
Números de cuenta bancaria
Certificados de nacimiento
Números de tarjetas de crédito
Andanzas
Recibos importantes
Instrucciones
Pólizas de seguro
Acuerdos de préstamo
Certificado de matrimonio
Registros médicos
Contratos hipotecarios
Pasaportes
Números PIN
Transcripciones escolares
Contratos de servicios
Declaraciones de impuestos (últimos 5 años)
Garantías
Testamentos
Algunas de estas categorías garantizan su propio archivo separado. Algunos, como sus números importantes, se pueden combinar. Para los documentos más importantes, es posible que desee guardar los originales en una caja fuerte o en una caja de seguridad y conservar copias disponibles en sus archivos.
Evite la Baja Moravia: el error más común que cometen las personas al crear un sistema de archivo es crear categorías demasiado específicas. Por ejemplo, un archivo titulado “Artículos de viaje sobre la Baja Moravia” no encajará bien en su sistema a menos que esté definitivamente planeando ir allí o esté escribiendo su tesis de maestría sobre este tema. Si continúa en esta línea, se verá invadido por carpetas de archivos en poco tiempo, y tendrá muchísimo tiempo para encontrar algo, si es que alguna vez lo desea. Comience con menos categorías más amplias.
Nunca ponga todos sus papeles en una canasta: un enfoque descrito por la experta en organización Stephanie Culp sugiere que tiene cuatro canastas para su papel (además de la extremadamente importante papelera):
Una canasta de tareas pendientes: el tipo de alambre transparente funciona mejor.
Una canasta de pago: una vez más, el cable funciona mejor aquí.
A Canasta de archivo: Use una canasta de mimbre más grande.
Una canasta de lectura: pruebe con una canasta de mimbre aún más grande con asas.
Culp recomienda que apile su canasta de tareas pendientes en la parte superior de su canasta de pagar en su escritorio. Mantenga la canasta To File debajo de su escritorio, fuera del camino de sus necesidades de papel más inmediatas. Puede mantener la canasta de lectura en una parte diferente de su hogar, como su dormitorio o estudio, para que pueda ponerse al día con su lectura cada vez que surja la oportunidad.
Haga de la presentación un hábito: encuentre un momento durante la semana para vaciar su canasta de tareas pendientes y archivar los documentos necesarios. Esta tarea realmente no debería llevar mucho tiempo: 15 o 20 minutos deberían hacerlo.
Realice ajustes más adelante: en una fecha posterior, eche un vistazo a lo que hay en sus archivos. Por lo general, encuentra que un archivo está infrautilizado o abultado. Si encuentra que solo tiene una o dos cosas en una carpeta de archivos, busque o cree un archivo que tenga un alcance más amplio. Alternativamente, si encuentra que una carpeta está repleta de contribuciones, cree subcategorías, ya sea por tema o por fechas.
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